Telefon do pracownika tylko za jego zgodą

Pracodawcy w trakcie przeprowadzania rekrutacji wśród kandydatów na wolne stanowiska pracy, pozyskują od kandydatów różne informacje. Duża część tych informacji stanowi dane osobowe w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych. Czy wszystkie pozyskane w czasie rekrutacji dane, pracodawca może wykorzystywać po zatrudnieniu kandydata? Które może, a na wykorzystanie jakich danych potrzebna jest dodatkowa zgoda pracownika? Wątpliwości te postaram się wyjaśnić w tym artykule.

W trakcie przeprowadzania procesu rekrutacyjnego pracodawca może żądać od kandydata takich danych jak: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe informacje na temat przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Zaznaczyć należy, że informacji na temat wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, pracodawca może żądać tylko i wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Podstawą prawną do przetwarzania wymienionych powyżej danych w procesie rekrutacyjnym jest art. 221 § 1 Kodeksu pracy.

USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141)

Art. 221. § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W trakcie zmiany statusu kandydata na status pracownika czyli w momencie zatrudnienia, pracodawca może żądać od pracownika dodatkowo takich danych jak:

- adres zamieszkania,

- numer PESEL lub rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

- inne dane osobowe pracownika,

- dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.


Jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa pracodawca może zażądać podania innych danych osobowych.

Wymienione powyżej dane zostały określone w Kodeksie pracy, który mówi również, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania tych danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.


Należy zaznaczyć, że Kodeks pracy zgodnie z RODO wskazuje, że zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22(1) § 1 i 3 Kodeksu pracy, z wyjątkiem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa określonych w art. 10 RODO.

Należy jednak pamiętać, że brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.


To tyle teorii a teraz trochę praktyki. Bardzo często zdarza się, że pracodawca wykorzystuje prywatny numer telefonu pracownika lub jego prywatny adres e-mail do celów zawodowych. Co to znaczy wykorzystywać prywatne dane kontaktowe pracownika do celów zawodowych?


Bywa tak, że pracownicy nie mają potrzeby otrzymywania telefonów służbowych, gdyż jest to zbędne biorąc pod uwagę zakres obowiązków przypisanych pracownikowi. Po prostu nie zachodzi potrzeba, żeby pracownik wykonywał jakiekolwiek połączenia w celach zawodowych. Zdarzać się może natomiast, że to pracodawca lub jego przedstawiciel (dyrektor, kierownik) wykonuje połączenia na prywatny numer telefonu pracownika w celu przekazania informacji lub poleceń związanych z wykonywaną przez pracownika pracą. Podobnie sytuacja wygląda z prywatnym adresem e-mail. Pracodawca może za pomocą tego narzędzia przekazywać pracownikowi informacje lub przesyłać np. materiały do pracy.

Pracownik może się na to nie zgodzić. Numer telefonu jak również adres e-mail, które zostały przekazane pracodawcy w trakcie rekrutacji, nie mogą być wykorzystywane do celów innych niż realizacja procesu rekrutacji i nawiązania stosunku pracy.

Jeśli pracodawca chce kontaktować się z pracownikiem w celach zawodowych z wykorzystaniem jego prywatnych danych kontaktowych, musi uzyskać na to zgodę pracownika. Żeby wypełnić obowiązek rozliczalności, najlepszą praktyką jest zgoda pisemna z wyraźnym oznaczeniem celu przetwarzania tych danych.


Koniecznie muszę w tym miejscu zaznaczyć, że brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika, a także nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (22(1a) § 2 Kodeksu pracy).

© 2019 by ADAMEK Consulting.